Goda resultat för Skellefteå kommuns aktivitetsbaserade miljö

Utvärderingen som gjorts av Skellefteås kommuns aktivitetsbaserade miljö i Stadshuset visar på goda resultat, både budgetmässigt och medarbetarmässigt. Resultatet från den enkätundersökning som skickats ut till de som jobbar i miljön gör att Skellefteå kommun kvalificerar sig som best practice.

Skellefteå kommun skickade i januari ut enkäten till medarbetare som sitter i aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Det oberoende undersökningsföretaget Leesman anlitades, som är ledande i Sverige och världen på att mäta hur väl arbetsplatser stödjer medarbetarna i deras arbete. Enkäten hade 87 procents svarsfrekvens.

Flera perspektiv
– Vi valde en internationell enkät som täcker in flera perspektiv och möjliggör jämförelser med andra organisationer. Enkäten visar bland annat på hur väl medarbetarna upplever att arbetsplatsen stödjer samarbete, om arbetsplatsen gör det möjligt för medarbetarna att arbeta på ett produktivt sätt och i hur stor utsträckning de som jobbar i aktivitetsbaserade miljön är stolta över sin arbetsplats, säger Henrik Näslund, som varit projektledare för införandet av aktivitetsbaserade miljön.

Det sammantagna resultatet för hur väl arbetsplatsen upplevs stödja medarbetarna i deras arbete blev LMI 72 (Leesman Index).

– Eftersom siffran blev över 70 räknas vi som ”Best practice”. Det är ett väldigt positivt resultat. Men arbetet slutar inte där. Vi jobbar vidare med att vidareutveckla vår arbetsplats, som ju är ett ständigt pågående arbete. Vi kommer också följa upp detta med att göra en till enkät, troligtvis under hösten, säger Henrik Näslund.

Bygget och inventarierna billigare än planerat
En utvärdering av byggprojektet har också gjorts. Budgetmässigt blev bygget drygt 11 miljoner kronor billigare än budgeterat. Det här beror bland annat på att rivningskostnaderna blev lägre samt att den slutliga planlösningen innebar färre nya väggar än först beräknat. Kostnader för inventarier blev också billigare eftersom kontorsmöbler har kunnat återanvändas.

– Vi har till exempel med gott resultat kunnat återanvända gamla skrivbordsunderreden och bara bytt skrivbordsytan istället för hela möbeln, berättar Henrik Näslund.

När kommunen beslutade om den aktivitetsbaserade kontorsytan var en viktig faktor att minska kostnad och yta per medarbetare. Resultatet pekar på att arbetsplatsen för varje medarbetare på den aktivitetsbaserade ytan är 18 000 kr/år jämfört med den generella kostnaden inom kommunen som ligger på 31 000 kr/år.

Planer för fler aktivitetsbaserade miljöer
I en aktivitetsbaserad arbetsplats väljer medarbetaren miljö efter vilken uppgift som ska utföras och det behov av fokusnivå som arbetet kräver. I enkäten framkom att majoriteten av de som svarade vill arbeta på det nya sättet istället för att gå tillbaka till de arbetssätt, teknik och lokaler som fanns innan.

– De här miljöerna har vi skapat utifrån hur vi vill jobba. Det har varit en förändringsresa på många plan, både för medarbetare och chefer. För att medarbetaren ska kunna känna sig trygg i den aktivitetsbaserade arbetsplatsen har vi jobbat mycket med chefer och deras ledarskap. Att en chef visar tillgänglighet, lyhördhet, engagemang, tillit, stöttning och coachning är otroligt viktigt i en sådan här miljö, säger Jan Sundbom, förvaltningschef Support och lokaler.

Intresset för Skellefteå kommuns första aktivitetsbaserade arbetsplats har varit stor. Sedan etapp 1 stod klar i december 2016 har cirka ett studiebesök i veckan tagits emot.

– Det gensvar som vi har fått när vi visat besökare runt är positivt. De är nyfikna på lokalerna och arbetssättet. Och medarbetare som inte jobbar i miljön vill gärna gå på möten där, säger Henrik Näslund.

Konceptet aktivitetsbaserat arbetssätt kommer utvecklas vidare inom kommunen. I nuläget finns långt gångna planer för liknande arbetsmiljöer i Kulturhuset, Floraskolan och Strömsör.